0962451414Cách Trộn Thư (mail Merge) Trong Word Các Phiên Bản Hiện Nay
ttnhan
Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word, Excel 2016, ngoài ra có thể thực hiện trên các phiên bản Word, Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2019 và cả trên MacOS với thao tác tương tự.
- Mail merge là gì?
- Định nghĩa
Mail Merge là chức năng soạn thư/ văn bản hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư/ văn bản với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin, và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,…
- Ví dụ
Vấn đề: Bạn muốn Soạn thảo hợp đồng lao động cho những 10 cá nhân với nội dung công việc, điều kiện vị trí việc làm như nhau chỉ khác thông tin cá nhân của mỗi người, bạn đã có sẵn dữ liệu về người lao động cũng như mẫu hợp đồng, nhưng bạn lại phải điền từng tên của mỗi người vào từng hợp đồng. Việc đó sẽ rất tốn thời gian và đôi khi mất đi sự chính xác.
Giải pháp: Vậy để soạn thảo nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả hợp đồng lao động trong vài click chuột.
2. Hướng dẫn cách làm Mail merge trong Word, Excel
2.1. Hướng dẫn nhanh
- Tạo Danh sách hợp đồngtrong Excel và Mẫu hợp đồng sẵn có trong
- Vào File Wordcó Mẫu hợp đồng > Tab Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.
- Ở hộp thoại bên phải > Step 1of 6 chọn Next: Starting document > Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients > Step 3 of 6 Chọn các Next: Write your letter từ file Excel > Step 4 chỉnh sửa những phần sai hoặc thiếu > Step 5 điền tên > Step 6 Nhấn vào Edit individual letters... để tạo các mẫu thư hàng loạt bằng Mail merge.
2.2. Hướng dẫn chi tiết
Lưu ý: Mail merge này chỉ sử dụng được khi có sẵn dữ liệu tên của từng người trong file Excel và có sẵn mẫu hợp đồng lao động hoặc văn bản trong Word.
Bước 1: Tạo Danh sách hợp đồng trong Excel và Mẫu hợp đồng sẵn có trong Word.
Ở đây mình đã chuẩn bị sẵn 2 file dữ liệu:
2 file dữ liệu
Tạo Danh sách hợp đồng trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word
Bước 2: Vào File Word có Mẫu hợp đồng> Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Step-by-Step Mail Merge Wizard
Bước 3: Phía góc cuối bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step.
Hộp thoại
Bước 4: Ở Step 1 chọn cách viết cho Mail merge
Trong đó:
- Letters: Kiểu thư mời.
- E-mail messages:
- Envelopes: Phong thư.
- Lables: Thư theo nhãn.
- Directory: Thư theo danh mục.
Với thể loại văn bản thông thường bạn có thể để mặc định là Letters
Nhấn Next
Bước 5: Ở Step 2 chọn mẫu thư cho mail merge.
Trong đó:
- Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
- Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word (Nếu bạn chưa có mẫu thư nào).
- Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo của bạn mà hiện tại bạn chưa mở.
Ở bước này bạn để mặc định là Use the current document
Viết Thư
Bước 6: Ở Step 3 Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng cách:
Nhấn vào Browse... > Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel có thông tin người lao động > Nhấn chọn Sheet có chứa thông tin người lao động > Tích chọn bỏ hoặc thêm những thông tin bạn không muốn sử dụng > Nhấn OK.
Chọn file để trộn
Chọn sheet chứa dữ liệu trong file excel
Chọn dữ liệu cần đưa vào
Nhấp chuột để tiến hành bước tiếp theo
Bước 7: Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu hợp đồng.
Thông thường nếu đã có sẵn mẫu thư thì bước này bạn có thể bỏ qua.
Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge
Bước 8: Ở Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge bằng cách:
Nhấn chọn Insert Mail Merge Field > Chọn Trường sẽ lấy.
Mẹo: Nếu bạn muốn hợp đồng đầu tiên không hiện tên trường mà có Tên khách mời luôn thì chỉ cần nhấn dấu mũi tên ở hộp thoại Step 5 là được.
Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge
Nhập chuột vào ô dữ liệu muốn đưa thông tin vào
Bước 9: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 10: Có thể chọn các chế độ xem trước hoặc chỉnh sửa thông qua Preview Results và Finish & Merge
Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách trộn thư trong Word. Mong rằng bạn có thể tạo cho mình các hệ thống văn bản theo ý muốn và không mất nhiều thời gian. Cảm ơn mọi người đã xem bài.
