Phân Tích Công Việc Là Gì?

Một trong những công việc đầu tiên cần phải biết đối với mọi nhà quản trị nhân sự đó là phân tích công việc. Vậy bảng phân tích công việc là gì? 

1. Phân tích công việc là gì?

Công việc là gì? Công việc chính là các công tác cụ thể phải hoàn thành nếu cá nhân, tổ chức muốn đạt được các mục tiêu của mình.

Phân tích công việc là gì? Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức.

 2. Bảng phân tích công việc là gì?

Bảng phân tích công việc (hay còn gọi với tên tiếng Anh là Job Analytical) là quá trình thu thập và phân tích thông tin về nội dung và các yêu cầu của nhân sự đối với công việc, cũng như bối cảnh mà công việc được thực hiện.

Quá trình này được sử dụng để xác định các trách nhiệm và quyền hạn khi thực hiện công việc cũng như những kỹ năng, phẩm chất cần có ở mỗi nhân viên.

Kết quả của phân tích công việc được sử dụng để trả lời các câu hỏi sau:

- Các hành động để thực hiện nhiệm vụ tại vị trí này là gì?

- Những kết quả yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ là như thế nào?

- Những yêu cầu về phẩm chất kỹ năng đối với nhân viên thực hiện nhiệm vụ là gì?

Mục đích lớn nhất khi sử dụng Job Analytical là hướng dẫn cách thức để xác định chức năng và nhiệm vụ của các công việc, nhắm tới các đối tượng nên được tuyển dụng hay bố trí để tham gia thực hiện công việc sao cho tối ưu và hiệu quả nhất.

Khái niệm phân tích công việc thường bị nhầm lẫn với đánh giá giá trị công việc (Job evaluation) – là quá trình so sánh giữa các công việc khác trong 1 tổ chức nhằm xác định tiền lương thưởng cân đối.

 3. Tại sao phải phân tích công việc?

Vai trò của phân tích công việc là giúp tổ chức xác định trách nhiệm và quyền hạn của người lao động, mọi thứ rõ ràng hơn giúp giảm bớt nguy cơ xảy ra bất bình đẳng nội bộ và giúp định hướng phát triển người lao động. Ngoài ra phân tích công việc là nền tảng cơ bản của các hoạt động Tổ chức cán bộ trong bệnh viện hay còn gọn là hoạt động Quản trị nhân lực ở các tổ chức khác tự doanh khác, như là:

- Lập kế hoạch nguồn nhân lực

- Tuyển dụng nhân lực

- Lập kế hoạch nghề nghiệp

- Đào tạo và phát triển nhân lực

- Xây dựng, quản lý và phát triển chế độ lương thưởng, phúc lợi

- Định mức lao động

- Thiết lập, duy trì mối quan hệ lao động

- Quản lý rủi ro nghề nghiệp

Phân tích vai trò đối với chủ thể, bảng phân tích công việc công việc có vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản lý cũng như với người lao động, cụ thể như sau:

Đối với cấp bậc quản lý

Bảng phân tích công việc giúp chỉ ra những vấn đề cụ thể đến bản chất của mỗi một công việc thông qua những hoạt động như nghiên cứu, tìm hiểu thông tin rõ ràng cụ thể để có thể chọn lựa, tuyển dụng hoặc đề bạt, đưa ra mức thu nhập…. một cách minh bạch, nhất quán, tránh được tình trạng không rõ rang.

Bên cạnh đó, bảng phân tích công việc còn giúp nhà quản trị xác định được mức độ, tính chất sự việc và mức độ khả thi của công việc, qua đó góp phần đưa ra những phương pháp giải quyết đưa ra chính sách khen thưởng dành cho người lao động một cách đúng đắn.

Đối với bản thân người thực hiện công việc

Người thực hiện công việc sẽ nắm rõ định hướng nghề nghiệp của bản thân, có những quyết định về công việc thông qua việc nắm rõ nội dung công việc và nắm được các nhiệm vụ, những việc cần làm thì như vậy quá trình làm việc sẽ suôn sẻ và linh hoạt, hiệu quả hơn. Bảng phân tích công việc tạo ra sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất giữa nhân viên với các đồng nghiệp xung quanh và cả cấp trên của mình.

 4. Nội dung phân tích công việc

4.1. Quy trình phân tích công việc

Bước 1: Nhóm công việc

- Thực hiện thống kê những vị trí công việc của toàn tổ chức cần để hoạt động

- Tiến hành nhóm các công việc (Job family): Phân nhóm các công việc liên quan với nội dung tương tự nhau.

- Nhóm công việc (Job): Nhóm công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà một cá nhân cần thực hiện.

- Nhóm nhiệm vụ (Task): Xác định cụ thể về những gì một cá nhân cần làm, với các nhiệm vụ tương tự được nhóm chung lại.

Ví dụ: Trong bệnh viện

Job family: Kỹ thuật y hệ cận lâm sàng

Job: Kỹ thuật y chẩn đoán hình ảnh

Task: Kỹ thuật y đứng máy MRI

Bước 2: Thu thập thông tin

Là hoạt động thu thập các thông tin, đặc điểm đặc trưng của công việc điển hình như:

- Nhiệm vụ và hành động cụ thể trong công việc

- Các tương tác đối với các bên liên quan – bao gồm máy móc thiết bị, con người cả trong nội bộ và bên ngoài.

- Điều kiện làm việc, quy trình giám sát thực hiện

- Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các năng lực cần thiết để thực hiện công việc

Bước 3: Xử lý thông tin

Là hoạt động xác định độ tin cậy của thông tin, chọn lọc những đặc trưng đại diện tại các công việc giúp giảm bớt thời gian thực hiện phân tích. Tiến hành quy đổi thông tin về các nhóm, các yêu cầu chuẩn mực của hệ thống phân tích công việc (như là hành động sẽ bắt đầu bằng động từ, hạn chế sử dụng từ chung chung mang đa nghĩa...).

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin

Để giúp nhận được sự đồng tình của các đương sự về tính hợp lý của bảng phân tích công việc, họ là những người có quyền xét duyệt lại các công việc mà chính họ đã thực hiện, hãy cùng các nhân viên tiến hành việc kiểm tra lại thông tin đã thu thập được. 

Bước 5: Viết bản phân tích công việc

Là viết bản phân tích công việc, kiểm tra lại độ chính xác về các thông tin bên trong nó qua các nhân sự thực hiện công việc và các lãnh đạo cũng có trách nhiệm giám sát trong quá trình thực hiện công việc này.

Bước 6: Ban hành và bổ sung

Tiến hành ban hành các bản kết quả của của phân tích công việc, liên tục cập nhật các thông tin thay đổi trong quá trình thực hiện vào các bản kết quả của phân tích công việc, đảm bảo sự hiệu quả bám sát suốt quá trình thực hiện.

4.2. Một số phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc

- Bảng câu hỏi mở

- Bảng câu hỏi cấu trúc

- Phỏng vấn

- Quan sát

- Nhật ký làm việc

- Phỏng vấn hành vi

5. Lời kết

Tin rằng bài viết đã giúp bạn hiểu được tính chất của bảng phân tích công việc là một hoạt động gần như đầu tiên và quan trọng bậc nhất trong hoạt động Tổ chức cán bộ hay gọi là Quản trị nhân lực  tại các tổ chức.