Đóng Trùng Bảo Hiểm Xã Hội Thì Phải Xử Lý Như Thế Nào?

1. Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì?

Đóng trùng bảo hiểm xã hội là việc xảy ra khi người lao động, viên chức trong cùng một khoảng thời gian nhưng lại có từ 2 công ty tham gia bảo hiểm xã hội cho họ. Điều này dẫn tới hậu quả là khi người lao động, viên chức xin hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội sẽ không được giải quyết hoặc khi người lao động, viên chức nghỉ việc sẽ gặp khó khăn trong quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Người lao động, viên chức có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty thì phải đề nghị 1 trong 2 công ty làm thủ tục giảm trùng quá trình đóng bảo hiểm xã hộ cho người lao động theo quy định của pháp luật.

2. Nguyên nhân đóng trùng bảo hiểm xã hội

Có 2 nguyên nhân dẫn đến việc đóng trùng bảo hiểm xã hội, đó là: Thứ nhất, do người lao động, viên chức làm việc tại nhiều đơn vị khác nhau và đều được công ty tham gia đóng bảo hiểm xã hội dẫn đến bị trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội; Thứ hai, người lao động, viên chức có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên dẫn đến bảo hiểm xã hội bị đóng trùng.

Tùy vào từng nguyên nhân thì người lao động, viên chức phải thực hiện cách xử lý khác nhau khi đóng trùng bảo hiểm xã hội.

3. Đóng trùng bảo hiểm xã hội thì phải xử lý như thế nào?

Như đã đề cập ở trên, việc xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội sẽ được các bước thực hiện khác nhau tùy vào trường hợp:

- Đối với trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội vì người lao động có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bị trùng ở cả 2 công ty: Người lao động cần đề nghị 1 trong 2 công ty đóng trùng bảo hiểm xã hội làm thủ tục làm thủ tục giảm trùng quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho họ. Phía công ty thực hiện thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ phải nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH, bao gồm các giấy tờ sau:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK3-TS;

+ Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp theo mẫu D02-LT kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH;

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có).

Bên cạnh đó, Khoản 6 Mục I Công văn số 3663/BHXH – THU của BHXH Hồ Chí Minh ngày 19/11/2014 về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ BHXH của người lao động mà người lao động có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội cũng quy định rõ: “Người lao động có quá trình tham gia bảo hiểm xã hội trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp bảo hiểm xã hội đã hưởng (nếu có)”.

Như vậy, người lao động nộp sổ bảo hiểm xã hội có thời gian tham gia đóng bảo hiểm xã hội bị trùng cho bên công ty nơi thực hiện thủ tục giảm trùng để công ty lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH. Cơ quan BHXH sẽ tiến hành thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội và gộp sổ bảo hiểm của người lao động. Đối với người lao động làm việc tự do thì nộp sổ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đã hoặc đang tham gia bảo hiểm xã hội để được giải quyết.

- Đối với trường hợp người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau: Cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ bảo hiểm xã hội, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ bảo hiểm xã hội vào sổ mới.

Theo quy định tại Khoản 143 Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam thì khi gộp sổ BHXH bị trùng thì sổ có thời gian đóng trùng sẽ được giữ lại theo thứ tự ưu tiên như sau:

1. Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh/thành phố khác,

Trường hợp NLĐ muốn giảm trùng ở sổ này thì NLĐ cần liên hệ cơ quan BHXH tỉnh/thành phố để giảm trùng và chốt lại sổ;

2. Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;
3. Sổ đã hoặc đang hưởng chế độ tai nạn lao động & bệnh nghề nghiệp;
4. Sổ đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng;
5. Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;
6. Sổ bảo hiểm có thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN ở mức lương cao hơn.

Trong trường hợp người lao động cam kết không thừa nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp thì trình bày rõ trong bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS do công ty lập.

Khi người lao động, viên chức thực hiện các bước giải quyết việc đóng trùng bảo hiểm xã hội đúng quy định pháp luật như trên thì sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng theo quy định. Vì vậy, người lao động, viên chức cần nắm rõ quy trình, thủ tục đó để đảm bảo quyền lợi được hoàn tiền của mình.